Общая задача

Вам необходимо выполнить разовую работу по восстановлению первичной документации по проектам, выполненным с госзаказчиками в 2024-2025 годах.

Описание текущей ситуации

• У нашей организации есть закрывающие документы на нас (со стороны нашей компании), но заказчики не возвращают подписанные с их стороны экземпляры актов.
• По каждому контракту есть контактные данные ответственного лица заказчика.
• Сбором документов внутри компании заниматься некому; поэтому мы ищем подрядчика на разовую услугу.

Объем работы по категориям

1. Запрос и получение сканов актов (50 договоров)

• Необходимо подготовить и отправить официальный запрос на получение сканов актов от каждого из 50-ти заказчиков. Запрос отправляется с нашей корпоративной почты.
• Проконтролировать получение ответа, загрузить или сохранить полученные скан-копии.
• Если потребуется повторный запрос - выполнить его.
  Важно: Название папки для каждого заполненного договора должно содержать: Сумма_заказчик_год.
• Аттестация формата: электронные документы (PDF/JPG) должны именоваться в соответствии с внутренними правилами учета.

2. Аудит и приведение в порядок договорной папки (100 договоров суммарно)

• Верную структуру хранения: один договор = одна папка.
• Проверить полный комплект документов для каждого договора:
  • сканы подписанного договора; все допсоглашения; все закрывающие акты (от сторон и контролирующий).
  • Если каких-то актов не хватает - нужно инициировать дополнительный запрос к заказчику (также через нашу почту).
• После сбора: Базе документов должна быть выверена на соответствие (выдерживание списка «перекрестная проверка по всем документам»).

Дополнительное требование: Вся готовая структура (100 папок) должна быть подготовлена для:

• Хранения в архиве компании
• Предоставления заказчическим организациям в рамках дальнейшего участия в новых тендерах.

Требования к оформлению результата:

• Папки содержат четкие названия (Шаблон: Сумма_Заказчик_год). Без лишних знаков препинания и излишней информации.
• Тип файлов: PDF (подписанный скан) и/или jpg. Имя каждого документа должно быть интуитивно понятно ответственным лицам при приёме работы.
• Общение с заказчиками происходит только с вашей корпоративной почты заказчика.